Tietosuojaseloste
- Henkilötietolain (523/99) 10 §
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Päivitetty 28.8.2018
1. Rekisterinpitäjä
Ideascout Oy
2. Rekisterin nimi
Ideascout Oy:n yhteystietorekisteri
3. Yhteyshenkilö
- Pekka Ketola, Ideascout Oy
- Osoite: Korkeakoulunkatu 6, Postinumero ja toimipaikka: 33720 Tampere
- Puhelin: 050 5534783
- Sähköpostiosoite: pekka@ideascout.fi
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriä pidetään Ideascout Oy:n yhteistyökumppaneista (yrityksistä, organisaatioista, yhteisöistä sekä yksityisistä henkilöistä) asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi sekä viestintään. Henkilötietojen antaminen ja käsittely perustuu rekisteröidyn asiakassuhteeseen ja/tai suostumukseen. Yritystapahtumia koskevien markkinointiviestien lähettäminen perustuu vastaanottajan suostumukseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tarpeellisia tietoja:
Yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero, henkilön edustama yritys tai organisaatio, titteli, www-sivustojen osoitteet sekä henkilön itsensä antamat lisätiedot.
6. Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään suoraan yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä tapahtumailmoittautumisten, kampanjoiden, Ideascout verkkosivuston yhteystietolomakkeiden ja uutiskirjetilausten yhteydessä. Muita tietolähteitä ovat erilaiset asiakas- ja yhteystyökontaktit sekä henkilökohtainen myyntityö. Henkilötietoja voidaan joskus ostaa kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös ulkopuolisista rekistereistä. Lisäksi käytetään julkisia tietolähteitä kuten LinkedIn, Finder, Kaupparekisteri ja Yritystietojärjestelmä.
7. Tietojen käsittely
Rekisteritietoihin pääsee ainoastaan rekisterinpitäjä, eli Ideascout Oy:n henkilöstö. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaa ensisijaisesti oma henkilöstö.
Yhteystiedot talletetaan tietojärjestelmään, jossa niitä säilytetään toiminnan kannalta tarpeellisen ajan. Tapahtumiin liittyvät ilmoittautumistiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeus voidaan tehdä tapauksissa, joissa katsotaan, että kolmannella osapuolella on tarjota rekisteröidyille erityistä tietoa tai etua. Henkilötietoja ei missään tilanteessa luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin tai kaupallisille osapuolille.
Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan riittävästä tasosta.
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
8. Tietojen säilytysaika
Yhteystiedot talletetaan tietojärjestelmään, jossa niitä säilytetään toiminnan kannalta tarpeellisen ajan. Tietoja ei erikseen arkistoida. Tapahtumiin liittyvät ilmoittautumistiedot poistetaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia. ESR- ja EAKR-hankkeissa sekä muissa julkisrahoitteisissa hankkeissa noudatetaan kyseessä olevan ohjelmakauden ja rahoittajan edellyttämiä tietojen säilytysaikoja.
9. Rekisterin suojaus
Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti suojattu, siten ettei ulkopuolella ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi.
Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua uutiskirjetilauksensa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä rekisteriin on talletettu, oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla.
Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Ideascout Oy:n rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.